Wellicht krijgt u er ook wel eens mee te maken. Er moet een evenement of een festiviteit georganiseerd worden. Hier komt meestal veel bij kijken. Besteed je het uit of ga je zelf de uitdaging aan? Bedenk welke uitstraling je evenement moet hebben: uitbundig of juist sober, formeel of informeel, feestelijk of juist plechtig. Als je hier zelf een duidelijk van beeld hebt, kun je met onderstaande handige checklist een succesvol evenement organiseren.
Soort evenement
ga na wat de aanleiding van je evenement is
definieer vervolgens de doelstelling van het evenement
maak een profiel van de gasten
Administratieve voorbereiding
stel een draaiboek samen waarin je per kolom opneemt: tijd, plaats, activiteit/programma-onderdeel, verantwoordelijke. Houd ruimte voor aantekeningen.
stel een lijst op met alle mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle medewerkers
houd ten minste één keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam en alle leveranciers aanwezig zijn
Organisatieteam
Als je intern (een deel van) de organisatie op je neemt, stel dan een organisatieteam samen om het werk te kunnen verdelen en om beslissingen meer draagkracht te kunnen geven.
zoek mensen van verschillende afdelingen en leeftijden
stel de hoofdverantwoordelijke aan
stel de budgetverantwoordelijke aan
definieer de taken van de overige leden
Wanneer plan je een evenement
Wat is een geschikte dag en tijdstip?
dinsdag t/m donderdag (maandag over het algemeen niet; vaak wordt deze dag als vergaderdag benut)
vrijdag/zaterdag zijn alleen geschikt als partners en/of kinderen ook worden uitgenodigd
zondag is alleen geschikt als partners en/of kinderen ook aanwezig zijn. Houd er wel rekening dat mensen op maandag weer moeten werken. Er zijn ook mensen die om religieuze redenen niet op zondag willen deelnemen.
plan een evenement niet vlak voor of vlak na de avond- of ochtendspits
plan een evenement niet direct volgend op het einde van de werkdag
houd rekening met de terugreistijd (per trein/bus/auto) van de deelnemers. Voorkom dat deelnemers voor het einde van het programma weggaan als de volgende dag weer een gewone werkdag is, laat het evenement dan niet tot ’s avonds laat duren
plan een evenement niet tijdens vakantieperioden en de vrijdag vóór en de maandag ná vakanties
plan een evenement niet tijdens (inter)nationale en religieuze feestdagen en de dag vóór en de dag ná deze feestdagen
laat het evenement niet samenvallen met andere evenementen zoals de Tour de France, Olympische Spelen of het WK/EK voetbal
Besteed je de organisatie van het evenement uit?
kies een gerenommeerd bureau (vraag collega’s naar ervaringen)
maak duidelijke afspraken en stel een goed contract op
vraag de annuleringsvoorwaarden
leg vast hoe vaak en wanneer je op de hoogte wilt over het verloop van de organisatie
Inschakelen van leveranciers
maak afspraken voor oriëntatiegesprekken
vraag verschillende offertes aan
vraag referenties en check deze
stel een contract op en vraag naar leveringsvoorwaarden
Locaties
heeft de omgeving van de locatie de uitstraling die bij het evenement en je gasten past
is de locatie gemakkelijk per auto/openbaar vervoer bereikbaar
is er voldoende parkeergelegenheid in de nabijheid van de locatie
is de locatie niet al te ver reizen voor de gasten
kan de locatie alle genodigde gasten ontvangen en indien niet alle gasten komen, kan de ruimte dan kort voor aanvang van het evenement worden aangepast aan de daadwerkelijke opkomst
beschikt de locatie over goede facilitaire voorzieningen voor bijvoorbeeld de cateraar
beschikt de locatie over audiovisuele middelen, geluidstechniek en basislicht
heeft de locatie een goede akoestiek
kan de locatie worden uitgebreid met tenten
beschikt de locatie over een afgesloten ruimte waar men zich na een vergadering in discussie- of werkgroepjes kan terugtrekken
zijn er bij of in de buurt van de locatie mogelijkheden voor overnachting
Uitnodigingenlijst
Het samenstellen van een uitnodigingenlijst kost meer tijd dan je denkt. Iemand vergeten kan onvergeeflijk zijn. Heb je de lijst samengesteld, neem deze met een aantal betrokkenen nogmaals door om te kijken of je echt niemand vergeten bent. Verzamel daarna de adresgegevens. Controleer altijd of de namen goed geschreven zijn, of de titels kloppen en of het geslacht klopt.
De uitnodiging
Houd de tekst in de uitnodiging kort. Vermeld basisinformatie als datum, tijd, plaats, evenement, locatie en wel of niet responderen
Je kunt kledingvoorschriften op de uitnodiging vermelden. Vergeet niet eventuele extra kledingvoorschriften te vermelden, zoals bijvoorbeeld sportkleding of gemakkelijk zittende kleding als dit voor het evenement noodzakelijk is.
Verstuur de uitnodiging tijdig - ongeveer zes weken voor het evenement. Stuur na twee weken een herinnering die bij de stijl van de uitnodiging past.
Stuur een antwoordkaart/-fax mee zodat de genodigde direct en op een gemakkelijke manier zijn aan- of afwezigheid kenbaar kan maken.
Bel de genodigden die nog niet gereageerd hebben uiterlijk twee weken voor het evenement om hen nogmaals, maar nu telefonisch, uit te nodigen.
Vraag je medewerkers om de genodigden ook persoonlijk uit te nodigen. Door op informele wijze te informeren naar de komst van de genodigden, weten zij dat je rekent op hun komst. Geef je genodigden het gevoel dat jij en je medewerkers uitzien naar hun komst.
Vervoer
Zorg voor een goede routebeschrijving. Hoe gedetailleerder, hoe beter. En vergeet niet de routebeschrijving te testen!
Bekijk de parkeermogelijkheden bij de locatie.
Vraag je gasten bij het antwoorden ook welk vervoermiddel zij gebruiken om naar het evenement te komen. Op die manier kun je de benodigde parkeerplaatsen inschatten.
Bekijk hoeveel mensen gebruik maken van het openbaar vervoer en overweeg een bus in te zetten om gasten van het station naar de locatie te brengen.
Microfoon en versterkers
Zorg voor goedwerkende microfoons. Moet de spreker vrij kunnen bewegen over het podium, kies dan voor de zendermicrofoon. Zit de spreker aan een tafel of moet er discussie gevoerd worden, neem dan een tafel- of discussiemicrofoon. Neem van tevoren altijd met de sprekers door hoe de microfoon werkt. Laat ook altijd iemand achter in de zaal plaatsnemen om te controleren of de spreker verstaanbaar is als hij op normale toon spreekt.
Routing
Loop altijd zelf de route die je gasten moeten maken. Als men zich heeft ingeschreven bij de incheckbalie (denk ook aan kantoorartikelen als pennen, papier, niettang, paperclips en dergelijke) en de jas heeft opgehangen, is dan duidelijk aangegeven welke kant men op moet? Zet vriendelijke hostesses in om de bezoekers naar de juiste plek te wijzen.
Ontvangst gasten
kapstokken, garderobebalie, nummerboekjes
gastenlijst en naambadges (ook enkele blanco badges)
kantoorbenodigdheden zoals pennen, tape, schaar, nietmachine
kas met wisselgeld en kasboekje
consumptiebonnen
parkeerkaarten, uitrijkaarten
programmaboekjes of andere informatieflyers
receptietafel, receptieboek en pennen, blanco stickers (om de naam van de gever op te kunnen schrijven)
EHBO-kit met basisvoorzieningen (pleisters, paracetamol)
lijst van telefoonnummers extern, zoals EHBO, arts, ziekenhuis, hotelaccommodatie, taxicentrale, regeling openbaar vervoer en vliegveld
lijst van telefoonnummers intern, zoals beveiliging, catering, entree
mededelingenbord (bijvoorbeeld een flip-over) met schrijfbenodigdheden
Aandachtspunten tijdens het evenement
zorg dat één persoon de regie in handen heeft
leg het draaiboek op een vaste plaats neer
zorg dat de regisseur bevoegd is om à la minute beslissingen te nemen
zorg voor één persoon die fungeert als aanspreekpunt voor alle leveranciers
Aandachtspunten na afloop
stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers etc.
stuur een herinnering aan de gasten (bijvoorbeeld een foto-impressie van het evenement)
stel een persbericht op en stuur dat naar (lokale) redacties van verschillende media
werk het draaiboek bij voor een volgende keer
maak een financieel eindverslag
maak een verslag van het evenement voor het personeelsblad of de externe nieuwsbrief
Met deze tips zal uw evenement tot in de puntjes verzorgd zijn. Succes met de organisatie!
Bron: www.evenementshop.nl
