Werknemer spreekt: maak vergaderen effectiever

Waddinxveen, 13 december 2018 – Er is een groot potentieel om de kwaliteit van vergaderingen te bevorderen. Het irriteert werknemers het meest als oude discussies opnieuw aangewakkerd worden tijdens een vergadering. Dit blijkt uit het onderzoek ‘4 keer tijd voor goed HR-beleid: kwaliteit’ onder 1.019 werknemers, uitgevoerd door Protime, specialist in workforce management oplossingen. Respondenten is onder andere gevraagd wat hen irriteert tijdens vergaderingen. Zij mochten meerdere ergernissen aangeven. Het meest opvallende is dat maar liefst 28 procent van de respondenten zich stoort aan oude discussies. Te laat komen staat met 26 procent ook hoog op de ergernissenlijst. Passiviteit en collega’s die druk zijn met andere dingen dan de vergadering vormen de derde en vierde plek met respectievelijk 25 en 23 procent. Op de vijfde plaats staat het uitblijven van beslissingen (23%).



Volop ruimte voor verbetering

Als je kijkt naar de ergernissen die gepaard gaan met vergaderen, is het niet zo gek dat een groot deel van werkend Nederland vindt dat hun organisatie meer moet doen om de effectiviteit van vergaderingen te verbeteren. Maar liefst 42 procent denkt er zo over. 45 procent van de werknemers vindt de vergaderingen binnen hun organisatie prima, maar is wel van mening dat er ruimte is voor verbetering. Slechts 13 procent is helemaal tevreden met de manier waarop er wordt vergaderd in hun organisatie. Deze cijfers geven aan dat er nog veel kan gebeuren om de kwaliteit van vergaderingen naar een hoger plan te tillen.



De remedie

Wat doen organisaties om de effectiviteit van vergaderingen op te krikken? Een kwart van de bedrijven zegt dat er wordt gewerkt met heldere actiepunten. Een strakke planning en agenda blijkt ook een van de manieren om vergaderingen efficiënter te maken. Een voorzitter aanstellen sluit de top drie van maatregelen af (18%). In sommige bedrijven wordt er niets ondernomen om de kwaliteit van de vergaderingen te verbeteren. 16 procent van de respondenten zegt dat er geen maatregelen genomen worden.

Lucas Polman, directeur bij Protime Nederland: “Werkend Nederland heeft gesproken: vergaderingen moeten effectiever. Vergaderingen zijn bedoeld om de kwaliteit van het werk beter te maken door gezamenlijk beslissingen te nemen en informatie te delen. Desalniettemin kan vergaderen ook een ergernis worden en veel tijd kosten. Onze vergadercultuur moet dus anders. Het begint allemaal met het borgen van vergaderingen. Zorg dat je afspraken vastlegt en daarop terugkomt, dat je de agendapunten deelt met alle deelnemers en begint met een doel voor ogen. Als dat op orde is kan je werken aan andere maatregelen voor effectiviteit en tijdwinst.”

Het onderzoek ‘4 keer tijd voor goed HR-beleid: kwaliteit’ is te downloaden op de website van Protime.