Standbouwers, evenementenleveranciers en andere bedrijven die regelmatig buiten de Europese Unie actief zijn, krijgen steeds vaker te maken met het ATA-carnet. Dit document wordt gebruikt om tijdelijk materialen, gereedschappen, beursstands, displays en andere professionele goederen in en uit te voeren zonder dat er direct invoerrechten of belastingen betaald hoeven te worden. Voor de standbouwsector is het ATA-carnet dan ook al jaren een belangrijk hulpmiddel bij internationale projecten.
Sinds 1 juni is er een belangrijke verandering doorgevoerd. Voor onder meer het Verenigd Koninkrijk, Noorwegen en Zwitserland verloopt de procedure volledig digitaal. Dat betekent dat ondernemers niet langer afhankelijk zijn van papieren documenten die bij de douane moeten worden afgestempeld. In plaats daarvan worden de noodzakelijke controles en goedkeuringen via een digitale omgeving afgehandeld.
De overstap naar een digitaal ATA-carnet moet het reizen met professionele materialen overzichtelijker en efficiënter maken. Zeker voor standbouwers die vaak onder tijdsdruk werken en met volle vrachtwagens richting beurzen, evenementenlocaties en congrescentra vertrekken, kan dit een belangrijke verbetering zijn. Minder papierwerk betekent minder kans op zoekgeraakte documenten en een snellere afhandeling bij grenspassages en douanecontroles.
Voor het gebruik van de digitale procedure is de ATA-carnet app van ICC nodig. Nadat het digitale carnet is aangevraagd, ontvangt de gebruiker via de Kamer van Koophandel een ID en toegangscode. Daarmee kan het digitale document in de app worden geopend en gebruikt. Alle belangrijke handelingen, waaronder de controle en goedkeuring door de douane, verlopen vervolgens via de app.
Ondernemers doen er daarom goed aan om zich vooraf goed voor te bereiden. Het is belangrijk dat de app op tijd wordt geïnstalleerd en dat de inloggegevens beschikbaar zijn voordat de reis begint. Ook moet de telefoon of tablet waarmee de app wordt gebruikt voldoende opgeladen zijn. Bij de douane moet het digitale carnet namelijk direct kunnen worden getoond, zodat de controle zonder problemen kan plaatsvinden.
Hoewel de procedure digitaal wordt, verandert er inhoudelijk niets aan de geldigheidsduur of de kosten van het ATA-carnet. Een digitaal carnet heeft dezelfde functie als de papieren variant. Het blijft bedoeld voor tijdelijke uitvoer en wederinvoer van goederen. Denk daarbij aan beursstands, audiovisuele apparatuur, promotiematerialen, gereedschappen en andere materialen die na afloop van een beurs of evenement weer terugkeren.
De verwachting is dat de digitalisering zich de komende periode verder uitbreidt. Nu het Verenigd Koninkrijk, Noorwegen en Zwitserland zijn overgestapt op de volledig digitale procedure, zullen vermoedelijk ook andere landen volgen. Daarmee wordt het ATA-carnet stap voor stap moderner en beter afgestemd op de manier waarop internationale bedrijven vandaag de dag werken.
Voor standbouwers en eventprofessionals is het verstandig om bij iedere buitenlandse opdracht vooraf te controleren welke procedure in het betreffende land geldt. Niet ieder land werkt al volledig digitaal en in sommige gevallen kan de papieren werkwijze nog van toepassing zijn. Een goede voorbereiding voorkomt vertragingen bij de grens en zorgt ervoor dat materialen op tijd op locatie aankomen.
De invoering van het digitale ATA-carnet past bij een bredere ontwikkeling waarin de internationale evenementen- en standbouwsector steeds meer digitaliseert. Van online beursregistraties tot digitale transportdocumenten: processen worden sneller, transparanter en minder afhankelijk van papier. Voor bedrijven die regelmatig internationaal werken, biedt dat kansen om efficiënter te plannen en risico’s onderweg te beperken.
Met de komst van het digitale ATA-carnet wordt opnieuw een stap gezet richting een modernere en praktischere manier van internationaal zakendoen. Voor standbouwers betekent dit vooral: minder papier, meer overzicht en een soepelere voorbereiding op werkzaamheden buiten de Europese Unie.
